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【年版】マニュアル作成ツール徹底比較！失敗しない選び方
今までは「紙」が当たり前だったマニュアルにも、昨今はICT化の波が押し寄せており、ここ数年でさまざまなマニュアル作成ツールが開発されています。 「すでにオフィスソフトで電子化されたマニュアルを作成している」という企業でも、 配布や運用、あるいはマニュアル作成そのものに負担を抱えているのであれば、マニュアル作成ツールの導入を検討してみましょう 。 本記事では、マニュアル整備に最適なツールの選び方を目的別にご紹介します。. マニュアル作成ツールとは、 マニュアルを作成・管理できるソフトウェア のことです。マニュアル作成が簡単に行えるだけでなく、マニュアルを作成した後の運用がしやすいのが特徴です。 最近は、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどマルチデバイスで使用できるものが主流になりつつあり、 作成だけにとどまらずマニュアルの管理や共有ができるプラットフォーム としてのツールも登場しています。. マニュアル作成ツールには フォーマットが豊富に用意 されています。全くのゼロから作成するよりは手間もかからず人的コストの削減にもつながるほか、マニュアルの品質アップも見込めるでしょう。 さらに作成したマニュアルが改訂・更新されることを前提としているため、 一括管理や更新、共有といった便利機能も豊富 。手間をかけずに、社内での活用を促進できます。.
オフィスソフトといえば、マイクロソフト社が開発・販売している「Microsoft Office」が最も有名ですね。 ワード（Microsoft Word） や パワーポイント（Microsoft PowerPoint） 、 エクセル（Microsoft Excel） など、いずれかのソフトを使用してマニュアルを作成する場合がほとんどのようです。. オフィスソフトのメリットは、すでにインストールされている場合 マニュアル作成のためのツール導入・ランニングコストがかからない ことです。また、ワード・エクセル・パワーポイントなどから 自分の使い慣れたツールで自由にデザインして作成できる のも、取り掛かりやすい点でしょう。. オフィスソフトは多機能で利便性が高いツールではありますが、 マニュアルの品質そのものは、どうしても作成者のスキルに依存しやすい 傾向があります。その結果、作成者によっては内容がわかりづらい、見づらいなどマニュアルの品質にばらつきが生じる可能性が大です。 また、マニュアルを作成した後に ファイルの保存・共有方法を工夫しないと、個人のPCの中に最新版が埋もれてしまっている ……といった事態も起こり得ます。 このほか、こまごまとしたデメリットもまとめると以下の通りです。.
オフィスソフトで作成したマニュアルにはいくつかのデメリットが生じる可能性がありますが、実際には「作成には問題がない」と感じている方も多いでしょう。 しかし、そのマニュアルは十分に活用されていないかもしれません。デメリットでも述べたように最新版を配布したり、必要なマニュアルをすぐに参照したりする環境を構築しづらいからです。. マニュアルは 「初めてその作業を行う時」、「作業工程に変更があった時」、「久しぶりに作業を行う時」 、この3つのタイミングで最も多く活用されますが、このとき最新版のマニュアルが確実に作業者の手に届いていないと、作業ミスにもつながりかねません。さらにマニュアルの内容もわかりづらいといった要素が重なると、「せっかく作ったけれど上手く活用されていない」という状況に陥ります。.
あわせて読みたい マニュアル作成・運用のコツやポイントをご紹介「マニュアル作成ナレッジ」. マニュアル作成ツールは、大きく分けて2種類あります。 動画を用いて手順を伝える「動画式マニュアル」 と、 手順を工程ごとに伝える「手順式マニュアル」 です。以下ではそれぞれの違いやメリット・デメリットを見てみましょう。. 動画マニュアルについては以下の記事もご覧ください。 動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは？動画のメリットも紹介！. こちらは いわゆる手順書のことで、作業の工程や単位作業の進め方をまとめた文書 を指します。業界によっては、作業標準書や作業手順書、SOP（標準作業手順書）と呼ばれる場合もあります。一般にイメージされるマニュアルだと考えて問題ありません。 動画式と大きく異なるのは、 作業工程ごとに手順がステップなどで分かれている 点です。. このように、それぞれメリット・デメリットがあります。しかし、 手順式マニュアルツールのほとんどは動画にも対応しており、ステップごとに静止画や動画を用いることができます 。動画式マニュアルツールのメリットをカバーしているだけでなく、作業工程をステップごとに理解できるのが魅力です。 実際に自社の業務内容と照らし合わせて、どのようなマニュアルにすればより伝わりやすいのかをイメージしてツールを選定しましょう。.
また、製品タイプとしてはクラウド型とオンプレミス型（インストール型）があります。クラウド型は多くの場合月額費用とサービスによって初期費用がかかります。オンプレミス型はソフトの購入費用はかかりますが、月額費用が必要ありません。 とはいえ、マニュアルを活用していくことを考えると、 アップデートがしやすく、すぐにトライアルできるクラウド型がおすすめ です。Webを通じてマニュアルの共有も簡単に行えます。.
上記のような課題がある場合は、 とにかく簡単にマニュアルが作れるツール を選択しましょう。操作性については前の項目でも述べた通りで、さらに フォーマットが決まっているタイプ だと作成者がデザインまで考えずに済むため、作成時間を大幅に削減でき、なおかつ美しいマニュアルに仕上がります。 また既存のマニュアルがある場合はゼロから作り直すのではなく、 マニュアルを取り込んで使用できるもの を選ぶのもいいでしょう。.
以上のような課題がある場合は、 変更点だけをいつでもすぐに更新できるようなツール を選びましょう。例えば PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも作成・修正できるツール であれば在宅勤務などの変則的な状況にも対応しやすく、いつでも最新の情報にアップデートできます。.
上記のような課題を解決するには、やはり PCやスマートフォンなど複数の端末から、時間や場所を問わずにマニュアルを閲覧できるツール であることが肝要です。また クラウドで更新が周知 されるような機能があれば、わざわざマニュアルの作成者が保管場所を連絡せずとも、自動的にマニュアルが共有されます。 そのほか キーワード検索 ができる、 部署やポジションごとにマニュアルを分けて閲覧できる など、管理・保管方法に柔軟性があることも重要です。.
ここまでご紹介したように、 マニュアルは作成して終わりではなく、届けたい相手に配布し、改定や更新の記録をしっかりと管理できることが重要 です。ツール選定の際にも、自社に合った管理方法ができるかを欠かさずチェックしましょう。.
今回ご紹介したような数々の課題に、「Teachme Biz」ならばっちり対応可能です。 Teachme Bizとは、 時間や場所を問わずマニュアルの作成、閲覧ができるクラウド型マニュアル作成ツール です。画像、動画、テキストを活用した「ビジュアルSOP（Standard Operating Procedures＝標準作業手順書）」により、文字ベースのマニュアルよりわかりやすく明確に作業手順を定義できます。作成したデータの共有、管理も簡単です。. ここでは、マニュアルツールに「Teachme Biz」を選ぶべき理由を3つご紹介します。. Microsoft アカウントにサインインする.
Microsoft の支払いと請求を管理する. Windows のプロダクト キーを確認する. Microsoft アカウントのパスワードを変更する. Windows 11 のアップグレードの準備. クイック アシストをインストールする. ビデオ シリーズWindows 11見る. Windows のすべての機能へようこそ. トレーニング オプションを参照. Windows のヒントを入手する. お 問い合わせ. IT 担当者および管理者向け. 目立つコンテンツをすばやく作成して共有し、スケジュールを簡単に管理し、他のユーザーと簡単に接続して、安心を楽しむことができます。これらはすべて Microsoft を使用して行うことができます。.
マニュアル作成ツールの比較14選。目的別の選び方｜アスピック.
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ただし，マイクロソフトはJISに厳密に準拠していたわけではありません。 マイクロソフトのプレスリリース でも「従来はJISに準拠していた」とは書いていません。. いきなり姓・名の順に記述すると混乱するということで，姓を大文字にして，コンマで区切る（たとえばYOKOYAMA, Tetsuya）という表記が推奨されているようです。この書き方は，英語圏でもよく見る表記です。おそらく世界中で通じるでしょう。. 日経クロステック戸川発行人とNIKKEI Tech Foresight高野編集長が大胆予想、年に輝く「の技術」はこれだ！. DX人材育成に効く7つの工夫、「学びが進まない」「効果なし」の懸念を摘み取る キーボードに残った「指の熱」でパスワードを盗む、6文字なら％的中 激化する顧客争奪、通信キャリアの今を業界地図で整理 実は離婚していたITエンジニア、配偶者手当の過払い分を「返せ」と言われ困る ゲームボーイで動くソフトを自作しよう、ファミコンとの違いは何？ Googleマップで万全な旅の準備を、バーチャル下見で経路を確認 シャドーITを許さない、クラウド利用のセキュリティー問題を防ぐ「CASB」とは iPhone機種変時の厄介事、Authenticatorデータの移行法 加速するデータベースのクラウド移行、基盤と運用に5つのコスト削減策 人気機種「iPhone 14 Pro」を最安で入手するには？ 量子アニーラーで世界初の大規模量子シミュレーション、「第4の物理」へ前進 人力ではもう限界、最新の脅威に自動で対処する「EDR」選びで確認すべき4項目 専門家が徹底議論！ ハイブリッドワークを支えるIT環境の勘所を動画で確認 主要セキュリティベンダーの製品を評価、「MITRE ATT＆CK」テストの最新結果 つぎはぎの仮想化基盤をHCIで刷新、コスト削減だけじゃなかったその効果 ITベンダーのためのCIO養成講座【第1期】 ITとデジタル技術の活用に関するグローバルスタンダードと先進事例の研究成果、講師の実務知見を体系 ITアーキテクト養成講座：第13期 システム開発で一般的な「V字開発モデル」に沿って、上流工程から順を追ってITアーキテクトのタスク ITリーダー養成50日集中塾 【第18期】 ITの世界で活躍する女性がリーダーとしてさらに力を発揮できるようになるトレーニングプログラムです ITアーキテクト養成講座：第14期 システム開発で一般的な「V字開発モデル」に沿って、上流工程から順を追ってITアーキテクトのタスク CIO養成講座 【第32期】 業種を問わず活用できる内容、また、幅広い年代・様々なキャリアを持つ男女ビジネスパーソンが参加し、 パワポ資料が見違える「ビジネス図解」4つのセオリー インフォグラフィックスとは、形のない情報やデータなど伝えたいことを分かりやすい形で表現する技法で 計測展 OSAKA 年10月26日～10月28日.
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